inventario pyme
Realice el control de stock mediante la optimización de sus propios recursos.
Proceso del Inventario
CMC GROUP CHILE SPA te asesora en la gestión autónoma del inventario, con tus propias herramientas
Toda empresa que comercializa productos físicos necesita conocer con precisión qué posee y dónde se encuentran almacenados. Las medianas y grandes empresas, que han alcanzado un mayor nivel de desarrollo organizacional, generalmente cuentan con sistemas propios o externos para administrar sus inventarios.
Sin embargo, la Pyme tradicional, enfrenta la disyuntiva de destinar recursos al control de inventario o postergar esta inversión hasta que su desarrollo lo permita. Esta última decisión limita el conocimiento real de las existencias y dificulta la toma de decisiones al no tener información confiable (si no se mide, no se sabe).
Para lograr un inventario confiable y sostenible en el tiempo, se planifican las siguientes etapas:
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Rotular.
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Ordenar.
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Ejecutar.
Los recursos se distribuyen, considerando el tiempo disponible previsto para la toma del inventario, la cantidad de productos y las zonas definidas, junto con la asignación del personal responsable de cada área específica de conteo.
Una vez definido que las condiciones están en su nivel aceptable, se ejecuta el inventario, de acuerdo a lo presupuestado en tiempo ,personal y equipamiento.
CMC Group asesorará en el análisis de los resultados obtenidos, para que su eficacia sea permanente en el tiempo.
¿Qué puede hacer una Pyme?
El control de inventario se sustenta en dos elementos fundamentales:
· Sistema informático.
· Recursos humanos.
La coordinación adecuada entre ambos es la clave del éxito. Cuando no existen recursos suficientes para contratar servicios externos o mantener un departamento exclusivo de inventario, la solución es la organización.
En primer lugar, existen múltiples sistemas informáticos accesibles y económicos que apoyan las áreas de contabilidad, finanzas, compras y logística. Estas plataformas constituyen la base del control y la gestión de inventarios.
Por otra parte, está el personal de la empresa, responsable de ejecutar las actividades operativas necesarias para mantener la información actualizada y confiable.
¿Cómo se logra?
Todo sistema informático registra las operaciones mediante documentos numerados, correlativos y cronológicos, tales como:
· Entradas de mercadería (compras o producción).
· Salidas de mercadería (ventas o consumo productivo).
Estos registros permiten mantener una trazabilidad completa de las operaciones.
Las Pymes que presentan diferencias permanentes en sus inventarios suelen fallar precisamente en este punto, al no sistematizar ni controlar dichos registros. Un ejemplo frecuente es la falta de conciliación entre documentos emitidos y registrados en el sistema.
También es habitual que el conteo físico sea realizado por personal sin capacitación específica, informal y sin herramientas adecuadas de captura de información.
Es aquí donde CMC GROUP interviene, proporcionando una metodología de inventario probada con años de experiencia en diferentes rubros, que permite alcanzar altos niveles de exactitud, utilizando los medios propios de la empresa, mediante una planificación para definir procesos, plazos y recursos.
Este resultado no es automático: requiere compromiso (contractual) del personal, creación y cumplimiento de procedimientos, y un manejo adecuado del sistema. La experiencia demuestra que aproximadamente el 90% de las diferencias de inventario se originan en operaciones mal registradas.
Etapas del proceso
Para lograr un inventario confiable y sostenible , se deben ejecutar las siguientes etapas en el orden indicado:
1. Rotular.
2. Ordenar.
3. Ejecutar.
Alterar este orden implica pérdida de tiempo, recursos y efectividad.
El tiempo requerido para cada etapa dependerá de la actividad de la empresa, la cantidad de productos, los recursos técnicos disponibles y la dotación de personal.
Actividades previas al conteo
1. Rotulación
Es indispensable identificar mediante códigos de barras, todos los productos destinados a la venta final, que no cuenten con identificación original de fábrica.
Para ello, cada producto debe clasificarse correctamente al momento de ingresar al sistema.
El documento de ingreso constituye el “certificado de nacimiento” del producto dentro de la empresa, por lo que su modificación posterior puede generar inconsistencias en el inventario.
Un punto por considerar acá es la unidad de medida del producto, que va íntimamente ligado a su precio: unidad, kilo, metro. Suele ocurrir que el ingreso es por unidad, y el conteo es por caja, o viceversa.
Los productos que ya se encuentran en stock deben pasar por un proceso de clasificación y rotulación. Esta suele ser la etapa más extensa, debido a la rigurosidad requerida en su planificación, coordinación y ejecución.
En esta fase no importa la rapidez, sino la precisión y la calidad del trabajo realizado.
2. Ordenación
Una vez asegurado que la rotulación y clasificación se está realizando de manera permanente y sistemática, se debe ordenar físicamente los productos, idealmente agrupando en un mismo sector aquellos ítems iguales o similares.
Los productos mermados, dañados o que en general, no son comercializables directamente, se agruparán para ser considerados en esa condición, y no contaminen los datos.
Es importante considerar que esta actividad se realiza mientras la empresa continúa operando normalmente.
3. Registro de las operaciones
Antes de realizar el inventario, se debe auditar toda la documentación correspondiente al último mes que involucre movimientos de productos, tales como:
· Facturas.
· Boletas.
· Guías de despacho.
· Vales.
· Ingresos.
· Otros documentos relacionados.
El objetivo es verificar que todas las operaciones están siendo registradas correctamente en el sistema y conocer los correlativos vigentes antes de la ejecución.
Preparación
Durante la semana previa al inventario se debe elaborar el layout del recinto y zonificar todas las áreas donde existan productos almacenados, incluyendo subzonas como:
· Estanterías.
· Repisas.
· Pasillos.
· Cajas.
· Muebles.
· Bodegas.
· Vitrinas
· Altillos
· Etc.
EJECUCIÓN DEL INVENTARIO
Distribución de recursos
Los recursos técnicos se distribuyen, considerando el tiempo disponible previsto para la toma del inventario, la cantidad de productos y las zonas definidas. A continuación, se asignará al personal responsable de cada área específica de conteo.
Proceso de conteo
Cada operario deberá disponer de un dispositivo de captura de información, tales como:
· Notebook.
· Tablet.
· Teléfono móvil.
· Capturador electrónico de datos.
No se recomienda utilizar registros manuales en papel, porque retrasan la consolidación de la información, y son susceptibles de errores al transcribir.
Cada persona será responsable de registrar íntegramente los productos ubicados en su zona asignada.
Para mantener la trazabilidad y facilitar posteriores reconteos, se seguirá el siguiente criterio:
· De izquierda a derecha.
· De arriba hacia abajo.
· Del fondo hacia adelante.
Los productos que deban desplazarse, se moverán el espacio mínimo necesario, para mantener la trazabilidad del conteo.
Las áreas ya inventariadas deberán identificarse mediante stickers de un color autoadhesivos previamente definidos.
La captura de información deberá incluir:
· SKU.
· Cantidad.
· Ubicación.
Considerar que no se está registrando el nombre, por cuanto eso quedó definido en la etapa inicial de clasificación. La idea es que no se están contando productos, se están contando códigos.
Las cajas cerradas de fábrica se contabilizarán según la cantidad indicada por el fabricante, visiblemente rotulada.
Una vez finalizado el conteo físico, el responsable general (único) procederá a:
· Generar la fotografía del inventario que arroja el sistema.
· Consolidar toda la información capturada en los diferentes medios informáticos.
· Efectuar las comparaciones entre físico y sistema
· Realizar los ajustes correspondientes.
Si el tiempo empleado lo permite, es conveniente realizar un reconteo de los ítems más conflictivos (por su valor o cantidad), con personal cruzado (diferente al que originalmente contó).
ANÁLISIS DEL INVENTARIO
Esta es la etapa más importante del proceso, ya que toda diferencia detectada debe ser aclarada o justificada mediante el análisis de:
· Operaciones no registradas.
· Registros duplicados.
· Errores de captura.
· Fallas operacionales.
Es necesario considerar, que la empresa sigue funcionando, con el nuevo inventario ya ajustado. Errores de conteo físico, implican correcciones al mismo.
En el primer inventario realizado bajo esta metodología, el análisis será más rápido y se privilegiará la certeza del conteo físico por sobre la identificación inmediata de las causas de las diferencias. Por qué es esto: el retraso del ajuste, en espera de aclaraciones, perjudica el objetivo, el cual es, exactitud del inventario.
Finalmente, se debe aplicar el índice de Pareto (80/20), donde el 20% de los productos, significan el 80% de su valor en la empresa, con lo cual, se establecen las prioridades e importancias de productos entre sí, ya sea para compras, ventas, costos, etc.
Posteriormente, mediante inventarios cíclicos por familias o grupos de productos previamente definidos, se medirá progresivamente la exactitud y confiabilidad del resultado obtenido.
Una vez implementado este sistema, se recomienda realizar un nuevo inventario dentro de un plazo máximo de seis meses y posteriormente establecer la periodicidad ideal.
La aplicación consistente de esta metodología permite mantener un nivel óptimo y permanente de control de inventario.
PRINCIPALES CAUSAS DE FALLA DEL PROCESO
· Desatención de la uniformidad en los registros informáticos.
· Interrupción de la rotulación y clasificación al ingreso de productos.
· Realización de operaciones fuera del sistema.
· Falta de supervisión de los procedimientos establecidos.
· Dedicarse a ordenar mientras se está realizando el inventario
· Personal de conteo, sin compromiso contractual sobre su función
· Ausencia de inventarios cíclicos de control.
¿Cuál es la idea?:Optimización de los recursos
Reducimos los costos operativos de su empresa mediante gestión precisa de inventarios con sus propios medios. Nuestra asesoría asegura que sus recursos se utilicen coordinadamente, eliminando pérdidas, información fidedigna y mejorando la rentabilidad de sus operaciones logísticas.
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